Dunia Arsip Dunia TI

OTOMASI KEARSIPAN

Sebuah Tuntutan dan Tantangan Profesionalisme

Di Bidang Kearsipan

A. Pengantar

Perkembangan teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat dielakkan. Imbas dari perkembangan tersebut menyeruak kesegala bidang termasuk kearsipan. Sebagai peminat dan kalangan yang berkecimpung di bidang kearsipan tentu kita harus merespon secara positif perkembangan tersebut. Hal itu akan sangat menguatkan eksistensi kita sebagai pengelola kearsipan yang merupakan bagian dari pengelola informasi, sesuatu yang menjadi mainstream di abad ini.

Apabila selama ini peran pengelola kearsipan dalam suatu organisasi dipandang relatif rendah maka dengan kemampuan mengadopsi perkembangan teknologi informasi tersebut akan merubah image yang selama ini melekat pada diri pengelola bidang kearsipan (arsiparis).

Salah satu produk perkembangan teknologi informasi adalah komputer. Produk tersebut mulai mempengaruhi konsep manajemen kearsipan, misalnya komputerisasi sistem pengendalian surat dinas, dimana komputer dalam konteks ini digunakan sebagai alat bantu di dalam mengendalikan surat dan membantu mempercepat penemuan kembali. Disamping contoh tersebut tentu masih sangat banyak kemampuan teknologi tersebut yang dapat dimanfaatkan dalam kerangka manajemen kearsipan. Potensi teknologi canggih tersebut telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip yaitu pengelolaan atau penanganan arsip beserta jalan masuknya yang dilaksanakan secara mekanik dan elektrik.1

B. Otomasi Kearsipan :Sebuah Tuntutan

Otomasi kearsipan sebenarnya merupakan hal yang urgen apabila suatu organisasi atau kantor telah menerapkan kebijakan otomasi. Pada prinsipnya otomasi kearsipan menjadi bagian dari otomasi perkantoran yang oleh Wallace diterangkan bahwa office automation involves the use of technology in the creation, storage, manipulation, retrieval, reproduction, and dissemination of information.2

Dalam bidang kearsipan penggunaan media otomasi bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis. Dengan otomasi kemudahan akan dapat dberikan kepada pengguna informasi.

Manajemen kearsipan yang berbasis komputer dapat membantu dalam mengelola seluruh elemen dalam life cycle of records. Namun demikian kita memang tidak serta merta bisa menerapkan konsep-konsep otomasi tersebut. Pada hakikatnya ada beberapa hal yang urgen diperhatikan sebelum menerapkan otomasi, antara lain :

- Perencanaan otomasi, yang menekankan pada analisis terhadap fungsi arsip-arsip yang dimiliki serta jumlah dan sirkulasinya.

- Menentukan secara tepat tujuan dari otomasi

- Memahami teknologi komputer, digital image, jaringan dan internet

- Mengidentifikasi kemungkinan karakteristik pengguna

B.1. Document Imaging dalam Otomasi Kearsipan

Perkembangan otomasi kearsipan telah berkembang pesat di Eropa Barat dan Amerika Utara, dan sekarang telah menyebar ke seluruh penjuru dunia termasuk Indonesia. Salah satu teknik yang popular dalam otamasi kearsipan adalah document imaging. Pengertian dari document imaging adalah:

The process of scanning pages or importing files into a database that will display the scanned page and ASCII text on the screen for later viewing.

Dengan teknik tersebut pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan mudah, baik itu kegiatan mengindeks maupun menelusur dan menemukan kembali (retrieval) secara full text dokumen yang dikelola.

Keuntungan yang ditawarkan oleh penerapan teknik otomasi tersebut adalah:

a. Penghematan

b. Keamanan

c. Kemudahan dan Kecepatan akses

Salah satu fasilitas yang memanfaatkan teknologi komputer dengan document imaging tersebut kiranya akan mampu mengaplikasikan prinsip dalam kearsipan yaitu menyimpan teratur, menemukan cepat, tepat dan lengkap.

B.2. Winisis: Salah satu Software yang Mendukung Penerapan Document Imaging.

Perangkat lunak Winisis merupakan perangkat yang dikembangkan oleh Unesco dalam kaitannya dengan Computerized Documentation System(CDS)/ Integrated Set of Information System(ISIS). Keunggulan CDS/ISIS atau Winisis adalah kemampuan memanipulasi jumlah yang tak terbatas atas data yang berisi berbagai elemen yang berbeda.

Prinsip dari database ini adalah kemampuan menampilkan secara full text dari arsip-arsip yang tentu saja telah diolah sedemikian rupa menurut kaidah document imaging. Selain itu Winisis juga mampu mengintegrasikan arsip-arsip dalam karakter fisik yang berbeda-beda, still image, moving image maupun sound recording.

C. Tantangan Yang Harus Segera Dijawab

Sebagai bagian akhir dari uraian ini, perlu kiranya dikemukakan bahwa untuk melangkah dari tahapan konsep lama ke arah otomasi penuh dengan kosekuensi. Pertama, kita harus segera mengadopsi kemampuan teknis otomasi yang sekarang ini berkembang pesat, tentu saja dalam konteks ini adalah yang relevan dengan bidang kearsipan.

Pemahaman kita tentang manajemen kearsipan adalah dasar yang esensial untuk dapat mengadopsi secara tepat otomasi yang akan diterapkan. Selain itu, realitas bahwa nilai suatu arsip ternyata tidak hanya pada informasi yang terdapat dalam setiap lembar arsip tetapi juga fisiknya. Hal ini berhubungan dengan keotentikan suatu arsip, biasanya diperlukan sebagai bahan pembuktian. Kondisi yang demikian tersebut merupakan tantangan yang harus disikapi apabila kita akan menerapkan otomasi.

Meskipun berbagai kendala akan banyak dihadapi dalam menerapkan otomasi kearsipan, namun tentu saja kita tidak akan surut dari kesempatan yang ditawarkan oleh kemajuan teknologi tersebut.

---

1 Yayan Daryan dan Hardi Suhardi, Terminologi Kearsipan Indonesia (Jakarta&Bandung: SCU&LP2A,1998), hal.127.

2 Patricia E. Wallace and Jo Ann Lee, Records Management: Integrated Information Systems (New Jersey: Prentice Hall, Inc, 1992), hal. 478.